Un comercial que se marcha de la empresa y, semanas después, varios de sus clientes más importantes empiezan a trabajar con la competencia. Un empleado que, antes de causar baja, descarga en un USB listados de proveedores, tarifas o proyectos en curso. Una base de datos de clientes que aparece, casi calcada, en manos de un negocio recién creado por un ex trabajador.

El robo de información confidencial y el robo de cartera de clientes son dos de las amenazas más silenciosas —y más costosas— para cualquier empresa, precisamente porque quien los comete suele ser alguien que conocía el negocio desde dentro. En este artículo explicamos qué dice la ley sobre estas conductas, qué se puede reclamar, de cuánto tiempo dispones y qué papel juega un detective privado para convertir una sospecha en algo que se sostenga ante un juez.

Qué se entiende por información confidencial y cartera de clientes

No toda la información de una empresa merece la misma protección legal. El artículo 1 de la Ley 1/2019 de Secretos Empresariales exige tres condiciones acumulativas para que una información o conocimiento tenga la consideración de secreto empresarial:

1. Ser secreto, en el sentido de no ser generalmente conocido ni fácilmente accesible para las personas de los círculos en que normalmente se utilice ese tipo de información.
2. Tener un valor empresarial, real o potencial, precisamente por ser secreto.
3. Haber sido objeto de medidas razonables por parte de su titular para mantenerlo en secreto.

El tercer requisito es el que más empresas pasan por alto y el que más demandas debilita: si nunca se adoptó ninguna medida para proteger esa información, resulta difícil sostener después que era un secreto. Accesos restringidos por perfil, acuerdos de confidencialidad firmados y políticas internas de uso de la información no son burocracia: son el requisito que la ley exige.

Cumplidas esas condiciones, el concepto es amplio. Puede incluir:

• Bases de datos y carteras de clientes, con sus condiciones comerciales, historial de pedidos o necesidades específicas.
• Listados de proveedores y las condiciones negociadas con ellos.
• Fórmulas, procesos productivos, know-how técnico y desarrollos internos.
• Planes comerciales, estrategias de precios y estudios de mercado.
• Información financiera y contable no publicada.
• Proyectos en curso, ofertas y negociaciones pendientes de cerrar.

Qué dice la Ley 1/2019 de Secretos Empresariales

La Ley 1/2019, de 20 de febrero, transpuso al ordenamiento español la Directiva europea 2016/943 y pasó a ser el marco de referencia en esta materia. Protege no solo los conocimientos técnicos o científicos propios de la propiedad industrial, sino también los datos empresariales relativos a clientes, proveedores, estrategias comerciales o estudios de mercado.

Cuándo hay violación del secreto: el artículo 3

El artículo 3 de la ley describe las conductas que constituyen violación del secreto empresarial. En el contexto que nos ocupa, las tres primeras son las habituales:

• Obtención sin consentimiento mediante el acceso, apropiación o copia no autorizadas de documentos, objetos, materiales o soportes, o mediante cualquier actuación contraria a las prácticas comerciales leales. Es el caso de la descarga masiva de archivos antes de la baja.
• Utilización o revelación por quien obtuvo el secreto ilícitamente, o por quien incumple un acuerdo de confidencialidad u otra obligación de no revelarlo o de limitar su uso. Aquí entra el trabajador que accedió legítimamente a la información durante su relación laboral y la emplea después para competir.
• Obtención, utilización o revelación por un tercero que sabía o debiera haber sabido que el secreto procedía de quien lo estaba utilizando o revelando de forma ilícita. Este apartado es el que alcanza a la empresa competidora que contrata al ex trabajador y se beneficia conscientemente de la información sustraída.

El límite: la movilidad del trabajador

La propia ley marca la frontera en su artículo 1.3: la protección del secreto empresarial no puede restringir la movilidad de los trabajadores y, en particular, no puede servir de base para limitar el uso por su parte de la experiencia y las competencias adquiridas honestamente durante el normal transcurso de su carrera profesional, ni para imponer en los contratos de trabajo restricciones no previstas legalmente.

Este matiz es el que decide muchos procedimientos. La clave no está en impedir que un trabajador cambie de empresa o se lleve consigo lo que sabe hacer, sino en que no se apropie de activos que pertenecen a su antiguo empleador. Un comercial puede recordar a sus clientes; otra cosa es que se lleve el fichero con sus condiciones, su historial y sus márgenes.

Otras normas aplicables: competencia desleal, Código Penal y Estatuto

Estas conductas pueden encajar además en otros marcos, según el momento en que se produzcan los hechos y la relación entre las partes:

No son excluyentes: un mismo supuesto puede sostener un despido disciplinario si el trabajador sigue en plantilla y, después, una demanda civil. Si además existe una cláusula de no concurrencia, el incumplimiento se valora en ese marco adicional.

Qué se puede reclamar (y por qué el gasto del detective entra)

La Ley de Secretos Empresariales no se queda en declarar la infracción. Su artículo 9 enumera las acciones civiles que puede ejercitar el titular del secreto: la declaración de la violación, la cesación o prohibición de los actos, la prohibición de fabricar o comercializar las mercancías infractoras, su aprehensión, la remoción, su atribución en propiedad, la indemnización de daños y perjuicios cuando ha intervenido dolo o culpa del infractor, y la publicación de la sentencia.

Y aquí está el punto que conviene conocer antes de encargar nada. El artículo 10, que regula el cálculo de la indemnización, incluye expresamente entre las partidas indemnizables, junto al lucro cesante y al perjuicio moral, los gastos de investigación en los que se haya incurrido para obtener pruebas razonables de la violación del secreto.

Dicho de otro modo: la propia ley contempla que el coste de la investigación forme parte de lo que se reclama. No es un gasto que la empresa asuma a fondo perdido, sino una partida prevista por la norma, que se suma a la posibilidad general de recuperar el coste de un detective privado por la vía de las costas o de los daños y perjuicios.

La ley prevé además diligencias preparatorias y medidas cautelares, que el abogado valorará según la urgencia del caso.

El plazo que no conviene dejar pasar: tres años

El artículo 11 de la Ley 1/2019 fija un plazo concreto: las acciones de defensa de los secretos empresariales prescriben a los tres años desde el momento en que el legitimado tuvo conocimiento de la persona que realizó la violación del secreto.

El matiz importa: el plazo no corre desde que ocurrieron los hechos, sino desde que se supo quién los cometió. Por eso identificar al responsable con pruebas, y no con sospechas, no es solo un problema probatorio sino también de calendario. Una empresa que pasa dos años sospechando sin documentar nada llega al procedimiento en peor posición en todos los sentidos.

Qué papel juega un detective privado

El detective privado, habilitado conforme a la Ley 5/2014 de Seguridad Privada y acreditado con su Tarjeta de Identidad Profesional, aporta lo que a la empresa le falta: una investigación externa y objetiva, con capacidad legal para obtener pruebas admisibles en un procedimiento. Su intervención suele centrarse en:

• Verificar la existencia de una actividad competidora, comprobando si el ex empleado ha constituido una empresa propia o colabora con la competencia, y en qué fecha exacta comenzó esa actividad en relación con el momento de su salida.
• Documentar el trasvase de clientes, mediante vigilancia, análisis de registros públicos y comprobación de qué clientes de la antigua cartera han pasado al nuevo negocio.
• Constatar contactos previos a la salida: reuniones con clientes o proveedores mientras el trabajador seguía en activo, que acrediten una captación desleal iniciada antes de la extinción del contrato. En redes comerciales, esto conecta con el seguimiento de la actividad del personal comercial.
• Analizar la actividad pública del nuevo negocio: web, redes, anuncios o presentaciones comerciales, comparando catálogos, tarifas o materiales que evidencien el uso de información sustraída.
• Colaborar con peritos informáticos cuando la sustracción se produjo copiando archivos, correos o bases de datos, para reconstruir mediante análisis forense la trazabilidad de la información y el momento exacto de la extracción.

El resultado se plasma en un informe objetivo y cronológico que el detective puede ratificar en juicio. Conviene tener presente desde el principio qué valor probatorio tiene ese informe y qué condiciones debe cumplir para sostenerse si la parte contraria lo impugna.

Indicios que deben poner en alerta a una empresa

Cada caso es distinto, pero hay señales que suelen anticipar este tipo de conductas, sobre todo en los meses previos y posteriores a la salida de un empleado clave:

• Descargas masivas o inusuales de archivos, bases de datos o correos poco antes de la baja.
• Constitución de una sociedad propia o incorporación a una empresa competidora en un plazo muy próximo a la salida.
• Pérdida repentina y concentrada de varios clientes que coincidían con la cartera gestionada por ese trabajador.
• Antiguos clientes que preguntan por la nueva ubicación o actividad del ex empleado.
• Catálogos, presentaciones o tarifas del nuevo negocio sospechosamente similares a los de la empresa de origen.

Cómo actuar si sospechas

1. Preserva la evidencia digital cuanto antes: registros de accesos, logs de descargas, correos. Sin alterar ni manipular los dispositivos implicados.
2. No confrontes al sospechoso antes de contar con indicios sólidos, para no favorecer la destrucción de pruebas ni alertarlo.
3. Encarga la investigación a un despacho de detectives habilitado que pueda documentar de forma objetiva la actividad competidora y el trasvase de clientes.
4. Consulta con el abogado especializado según el momento y la naturaleza de los hechos.
5. Valora la vía: despido disciplinario, demanda civil al amparo de la Ley de Secretos Empresariales, denuncia penal, o varias combinadas.
6. Refuerza la protección hacia adelante: acuerdos de confidencialidad, cláusulas de no competencia debidamente compensadas y restricciones de acceso por perfil. Además de prevenir, es lo que acredita el tercer requisito del artículo 1 si vuelve a ocurrir.

Conclusión

El robo de información confidencial y el robo de cartera de clientes son de las formas más dañinas de deslealtad empresarial, precisamente porque las comete quien conocía el negocio desde dentro. La Ley de Secretos Empresariales, la normativa de competencia desleal, el Código Penal y el Estatuto de los Trabajadores ofrecen herramientas sólidas, pero su eficacia depende de una cosa: tener pruebas objetivas y tenerlas a tiempo.

Con un plazo de prescripción de tres años desde que se identifica al responsable, y con una ley que contempla expresamente los gastos de investigación entre las partidas indemnizables, esperar a tener más sospechas rara vez es la mejor decisión.

Si tu empresa se enfrenta a una situación de este tipo, en Culmas Detectives investigamos este tipo de conductas de forma coordinada con el abogado, para que el informe se oriente desde el primer día a lo que haya que acreditar ante el juzgado.

Preguntas frecuentes

¿Qué información puede considerarse secreto empresarial protegido por la ley?
Según el artículo 1 de la Ley 1/2019, la que sea secreta, tenga valor empresarial real o potencial precisamente por serlo, y haya sido objeto de medidas razonables de protección por parte de su titular. Cumplidos esos tres requisitos, entran bases de datos de clientes, listados de proveedores, know-how técnico o estrategias comerciales.

¿Puede un ex empleado llevarse a sus antiguos clientes a su nuevo negocio?
La ley no prohíbe que cambie de empresa ni que utilice la experiencia y las competencias adquiridas honestamente: el artículo 1.3 lo dice expresamente. Lo que prohíbe es que se apropie o utilice de forma desleal información confidencial, como una base de datos o un listado de clientes con sus condiciones.

¿Se puede reclamar el coste de la investigación?
El artículo 10 de la Ley 1/2019 incluye los gastos de investigación entre las partidas que se tienen en cuenta al calcular la indemnización por daños y perjuicios, junto al lucro cesante y el perjuicio moral.

¿Cuánto tiempo tengo para reclamar?
Tres años desde que se tuvo conocimiento de la persona que cometió la violación del secreto, conforme al artículo 11 de la ley. El plazo cuenta desde que se identifica al responsable, no desde que ocurrieron los hechos.

¿Qué puede hacer un detective privado para investigar el robo de una cartera de clientes?
Documentar la actividad competidora del ex empleado, verificar qué clientes han pasado a su nuevo negocio, constatar contactos mantenidos antes de su salida y analizar la actividad pública del nuevo negocio, en un informe que puede aportarse como prueba y ratificarse en juicio.

¿Qué diferencia hay entre despedirlo y demandarlo civilmente?
El despido disciplinario del artículo 54.2.d) ET solo es posible mientras el trabajador sigue en la empresa. Extinguida la relación laboral, la vía habitual es la demanda civil por violación de secretos empresariales, sin perjuicio de que los hechos puedan tener también relevancia penal.

¿Hace falta un pacto de confidencialidad para poder reclamar?
No es imprescindible: la Ley de Secretos Empresariales protege la información con independencia de que exista un pacto expreso. Pero los acuerdos de confidencialidad y las restricciones de acceso sí sirven para acreditar el tercer requisito del artículo 1, el de las medidas razonables de protección, que es donde más demandas se debilitan.